El DeCA, Documento Electrónico de Control Administrativo, será obligatorio desde el 5 de octubre de 2026 en los transportes públicos de mercancías por carretera de ámbito nacional en los que se exige este documento. La digitalización cambia cómo se prepara, se comparte y se conserva la información que acompaña a cada envío.
Para las empresas y los profesionales del sector, la transición plantea cuestiones prácticas: qué transportes están afectados, qué datos deben facilitarse y cómo accede el conductor a la documentación. Entender estos puntos permite organizar la adaptación con tiempo y coordinarla con la actividad habitual.
Qué es el DeCA y para qué sirve
El documento de control permite identificar una operación de transporte ante la Administración. Recoge quién contrata el servicio, quién lo realiza, qué mercancía se transporta y entre qué lugares. Esta función administrativa ya existía antes de la obligación de utilizar el formato digital.
En él intervienen dos figuras que conviene distinguir. El cargador contractual es quien contrata directamente con el transportista efectivo; puede ser la empresa que necesita enviar la mercancía o un intermediario. El transportista efectivo es quien realiza materialmente el transporte al amparo de su autorización. Ambos están obligados a formalizar el documento.
Desde cuándo es obligatorio el DeCA
La Ley 9/2025 de Movilidad Sostenible establece que el documento de control deberá ser digital a los diez meses de su entrada en vigor. Como la ley entró en vigor el 5 de diciembre de 2025, el plazo se cumple el 5 de octubre de 2026.
Esa fecha marca la obligatoriedad del formato digital. Las condiciones para generarlo y presentarlo se desarrollan en la Resolución de 5 de junio de 2026, publicada en el BOE el 12 de junio.
A qué transportes afecta y qué exenciones existen
La obligación se aplica al transporte público de mercancías por carretera sujeto al documento de control. En este contexto, «público» significa que se realiza por cuenta ajena a cambio de una remuneración. El ámbito comprende los transportes interiores y el cabotaje: servicios dentro de España realizados por un transportista establecido en otro país.
Por tanto, al organizar un transporte nacional de mercancías, conviene identificar si la operación está sujeta a esta documentación. Los transportes internacionales utilizan los documentos de control previstos en los convenios aplicables.
La Orden FOM/2861/2012 contempla exenciones, entre ellas las mudanzas, el traslado de vehículos accidentados o averiados en vehículos especiales y los transportes que no requieren un título habilitante previo.
También quedan exentos determinados servicios de paquetería: los de recogida o reparto de un reducido número de bultos que una persona pueda manipular fácilmente, sin más ayuda que las máquinas o herramientas que lleve el vehículo. La exención depende de estas condiciones, por lo que no debe extenderse automáticamente a cualquier servicio denominado paquetería.
Qué datos debe contener el documento
La información exigida permite relacionar el documento con el servicio que se está realizando. Entre los datos esenciales figuran:
- Nombre o denominación social, NIF y domicilio del cargador contractual.
- Nombre o denominación social y NIF del transportista efectivo.
- Origen y destino del envío.
- Naturaleza y peso de la mercancía.
- Fecha de realización del transporte.
- Matrícula del vehículo y, en los conjuntos articulados, de la cabeza tractora y del remolque o semirremolque.
Cuando corresponda, debe identificarse también la autorización especial de circulación. El detalle de los datos y de las responsabilidades de cada parte puede consultarse en los artículos 6 y 7 de la orden.
La preparación del documento requiere que la información llegue a tiempo y sea coherente con el envío. Por ejemplo, conocer la dirección de entrega no sustituye la identificación de la empresa que ha contratado el transporte.
Cómo se genera, consulta y conserva el DeCA
El documento debe generarse antes del inicio efectivo del servicio, a partir de los datos de una aplicación. La resolución establece un PDF de origen digital, de hasta 5 MB, con registro de las fechas y horas de creación y modificación y un código QR. Una fotografía o un escaneo de un documento en papel no cumplen este requisito.
El QR dirige a una dirección específica desde la que la inspección puede descargar directamente el documento. Ese acceso no debe exigir credenciales ni pasos manuales intermedios para obtener el PDF.
El cargador contractual y el transportista efectivo deben conservar los ficheros durante al menos un año. Por eso la adaptación incluye tanto la preparación del documento para el viaje como su archivo y recuperación posterior.
Qué debe llevar el conductor y cómo se reflejan los cambios
Antes de comenzar el servicio, el conductor debe recibir una copia del documento. Puede llevarla en su teléfono móvil o en otro dispositivo, o disponer de una copia impresa. En ambos casos, debe incluirse el código QR correspondiente.
Esto permite mantener una copia en papel cuando resulte necesario, siempre que proceda del documento generado digitalmente. La obligación afecta al origen y a la gestión de la documentación, y admite esas opciones para presentarla a bordo.
Si durante el transporte cambia un dato, como el vehículo utilizado, hay que actualizar la documentación de forma trazable y hacer llegar al conductor el PDF modificado o el nuevo documento. Las anotaciones manuscritas sobre la copia impresa no actualizan el DeCA válido.
En la práctica, el cambio exige coordinar a quienes preparan la información con quienes realizan el servicio. Un procedimiento claro ayuda a que oficina y conductor trabajen con la misma versión del documento.
Cómo se está preparando Transportes Callizo
En Transportes Callizo, nuestro departamento informático está trabajando en la integración del DeCA dentro de nuestro propio ERP, el sistema con el que gestionamos la actividad de la empresa. El objetivo es incorporar la documentación digital a la organización habitual de los transportes sujetos a esta obligación.
La adaptación está orientada a generar y almacenar el documento de cada servicio y facilitárselo al conductor antes de la salida, para que pueda llevarlo en el móvil o, cuando sea necesario, impreso con su QR. El trabajo también contempla su consulta y descarga en caso de inspección y su conservación durante el periodo exigido.
En principio, nuestros clientes no tienen que realizar ninguna actuación inmediata. Iremos coordinando individualmente cualquier información o adaptación necesaria, especialmente en relación con los datos del cargador contractual, el transportista efectivo y las características del envío.
Mantendremos informados a nuestros clientes antes de la implantación. Estamos preparando nuestros sistemas para facilitar el cumplimiento de la nueva normativa, procurando que la transición afecte lo menos posible a su operativa habitual.