Las autoridades de control en carretera reconocen la validez de los documentos administrativos en formato digital para conductores profesionales, siempre y cuando sean legibles y cumplan con los requisitos obligatorios. En este sentido, el Ministerio de Transportes ha emitido una aclaración en el Boletín Oficial del Estado (BOE) sobre las características que deben tener estos documentos digitales para evitar inconvenientes por parte de los agentes de control.
Modificación de la Ley de Ordenación de los Transportes Terrestres
Además, el Ministerio ha modificado la Ley de Ordenación de los Transportes Terrestres para incluir en su texto que la documentación digital solo podrá ser completada electrónicamente cuando los sistemas y aplicaciones utilizados permitan que su contenido sea legible y cumpla con las características establecidas por la Dirección General de Transporte Terrestre para garantizar la disponibilidad, integridad, inalterabilidad e inviolabilidad de los datos.
Condiciones:
A continuación se detallan las condiciones mencionadas en la aclaración del Ministerio:
- Accesibilidad de los datos a personas autorizadas.
- Almacenamiento y envío de los documentos garantizados.
- Firmas electrónicas que estén vinculadas únicamente al firmante, permitan su identificación y sean creadas con medios bajo su control exclusivo. Además, deben estar enlazadas con los datos referidos, de manera que cualquier modificación posterior pueda ser detectada.
El Ministerio de Transportes contempla dos formas de presentar la documentación digital:
1. Mediante un código numérico que se proporcionará al conductor.
En caso de detectarse una infracción relacionada con el documento de control electrónico, el contenido del documento debe poder ser visualizado por el personal de inspección o los agentes de vigilancia del transporte en carretera.
En estos casos, la empresa de transporte o su representante debe enviar el documento de control a través de la web de control de documentos disponible en la sede electrónica del Ministerio de Transportes. Los documentos enviados electrónicamente deben cumplir con las características siguientes: formato de archivo PDF/A y tamaño no superior a 4 MB por archivo.
Al enviar el documento de control y recibirlo en la sede electrónica del Ministerio de Transportes, se puede obtener un comprobante de la comunicación en formato PDF, que confirma la realización de la operación. El personal de inspección o los agentes de vigilancia del transporte en carretera adjuntarán el documento al boletín de denuncia como parte del expediente sancionador.
2. Mediante la lectura de un código QR que contenga la URL donde se almacena el documento.
En este caso, el personal de inspección o los agentes de vigilancia del transporte en carretera deben poder visualizar el contenido del documento mediante la lectura del código QR. Para ello, los documentos deben estar en un repositorio en formato PDF.
Los documentos digitales de transporte son una herramienta poderosa en la era digital, permitiendo agilizar y optimizar los procesos logísticos. Al utilizar formatos digitales estándar, datos precisos y completos, firmas electrónicas o mecanismos de autenticidad, y garantizar la accesibilidad y la seguridad de los documentos, se puede aprovechar al máximo esta innovadora solución.
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